Asistente de Representación – UNODC

POSTULACIÓN
Para mayor detalle y para postular, por favor ingresar a: https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=106501 
Considere por favor que la vacante cierra 22-May-2022 bajo horario de New York (2 horas antes de la medianoche en Perú).

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del Representante de UNODC para Perú y Ecuador, el/la Asistente asegurará un efectivo y eficiente funcionamiento de la oficina de Representación, brindando total confidencialidad en todos los aspectos que le sean asignados, mantenimiento de procedimientos de protocolo, gestión de flujo de información y seguimiento a compromisos establecidos.

El/la Asistente trabajará en estrecha colaboración con todo el personal de Programas y Operaciones de la oficina de UNODC, Agencias del Sistema de Naciones Unidas y contacto con diversas personas de organizaciones en el país, asegurando un efectivo flujo de información, agenda y acciones en el marco de las necesidades de la Representación.

FUNCIONES

Asegura el funcionamiento eficaz y eficiente de la oficina del Representante, comunicaciones y apoyo administrativo centrándose en el desempeño de las siguientes funciones:

Proveer apoyo administrativo al Representante de País:

Proveer apoyo administrativo y secretarial al Representante, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina de la Representante.
Administrar la agenda, concertar y confirmar citas del Representante; recibir visitas de la Representación; tomar minutas y notas según sea requerido, y recibir y filtrar llamadas telefónicas con tacto y discreción.
Redactar correspondencia, transcribir y/o traducir documentos y reportes asegurando la correcta ortografía y formato.
Control de todas las comunicaciones entrantes, filtrar y registrar correspondencia entrante y saliente de la oficina, cumpliendo el protocolo y correspondencia según las directrices establecidas en la organización.
Mantenimiento de listas de socios de alto nivel y listas telefónicas.
Apoyar al Representante en la preparación y actualización de su Plan de Misiones; preparar las requisiciones de viaje; realizar los arreglos de viaje de la Representante y los arreglos de hotel y otros aspectos de logística relevantes, tomando en cuenta las reglas de protocolo.
Responsable de asuntos protocolares, recibir visitas oficiales de alto nivel, coordinar los aspectos logísticos relacionados a la misión.
Recopilar información y preparar presentaciones incluyendo gráficas para el Representante.
Monitorear y actualizar el sistema de archivo de la Representación y dar seguimiento para asegurar la exactitud y confidencialidad.
Coordinación del flujo de información en la oficina y la difusión de la comunicación corporativa y entre oficinas para el personal como sea necesario.
Proveer apoyo administrativo al área de Programas:

Seguimiento a la implementación del plan de trabajo de la oficina.
Llevar el control de acuerdos, memorándums de entendimiento, entre otros; y apoyar en el seguimiento a la implementación de los mismos cuando sea requerido.
Seguimiento al cumplimiento de los compromisos de reportes a donantes.
Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina y/o de las socias según sea requerido.
Revisar los documentos requeridos para trámites de pago y realizar las solicitudes de pago requeridas y trasladarlas para firma y/o pago según corresponda.
Realizar las requisiciones que sean solicitadas en el UMOJA y trasladarlas para aprobación.
Actuar como enlace entre Programas y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística que sean requeridos.
Lleva el control de las salas de reuniones en UNODC y coordinar la reserva de las mismas.
Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto.

Required Skills and Experience

Eduación

Bachiller en Administración de Empresas, Ciencias Sociales o carrera afín a las funciones del puesto
Experiencia

Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva, apoyo logístico a nivel local o internacional.
Experiencia deseable más no indispensable en manejo de protocolo.
Experiencia deseable más no indispensable en Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o Agencias de Cooperación para el Desarrollo
Otras habilidades y Conocimientos

Dominio oral y escrito del idioma español.
Dominio avanzado oral y escrito del idioma inglés.
Manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)
Los siguientes documentos son requeridos a los postulantes:

CV y P11 firmado
Certificados de Estudios
Referencias Laborales (mínimo 2)
NFORMACIÓN IMPORTANTE

Toda postulación debe adjuntar el formato de Antecedentes Personales (P11 – PNUD), el mismo que puede ser descargado de nuestra página web: https://bit.ly/3yUWjR4

Tenga en cuenta el que sistema sólo le permitirá adjuntar un (01) documento, por lo que debe incluir en un (01) solo archivo escaneado en formato PDF – el P11 firmado y su CV.