Asistente de Servicios de Apoyo (Proyectos)

El objetivo del/la Asistente  de Servicios de Apoyo es asistir en la ejecución de las actividades necesarias para la adecuada implementación de los proyectos asignados.

El/la  Asistente de Proyecto realizará las siguientes funciones bajo la supervisión directa del/la Gerente del Proyecto y en coordinación con la Asociada de Portafolio.:

Formulación de proyectos

Recopilar  la información necesaria para la elaboración de propuestas de proyectos,acuerdos, elaboración de  presupuestos, y otros documentos relativos a nuevos proyectos..
Realizar los pasos necesarios para la aprobación interna de nuevos proyectos utilizando los instrumentos corporativos y/o otras actividades necesarias para la mejor ejecución de los proyectos asignados concordadas  con el/la Gerente del Cluster
Apoyo en la Gestión de Proyectos:

Asistir en la elaboración de documentos relativos a las finanzas de los proyectos, para solicitar acciones de la unidad de Finanzas de PEOC y mantener actualizada la información de cada proyecto.
Asistir a la Asociada de Portafolio en la elaboración de los informes requeridos por las contrapartes de cada proyecto, por otras entidades y por UNOPS.
Apoyar en la recopilación de información para elaborar los informes de los proyectos asignados y mantenerlos actualizados en el sistema.
En la fase de cierre de cada proyecto: preparar las listas de comprobación para el pre- cierre, cierre operacional y financiero, seguimiento a los procesos de cierre.
Preparar y dar seguimiento a las comunicaciones externas relacionadas con la gestión de cada proyecto.
Realizar acciones operativas y administrativas relativas a los proyectos.
Otras actividades necesarias para la mejor ejecución de los proyectos asignados concordadas  con el/la Gerente de Proyectos.
Implementación de Proyectos

Asistir a la Coordinadora de finanzas en el  seguimiento a las finanzas de los proyectos asignados.
Dar seguimiento al sistema interno de control de gastos, lo que asegura que los vouchers  procesados, se verifican y completan, las transacciones son registradas correctamente y se registran en el sistema.
Recibir, verificar y dar el curso adecuado a los documentos relativos a los proyectos asignados, (cartas, notas, memoranda, cartas fianzas, etc).
Asistir a la Asociada de Portafolio en dar seguimiento oportuno en la implementación de los proyectos de acuerdo a las normas y reglas vigentes
Llevar el control adecuado de los documentos  que respaldan los pagos, documentación de proyecto, y comunicaciones con las entidades.
Brindar soporte administrativo y de seguimiento a la adquisición de insumos, bienes y servicios necesarios para la implementación del proyecto (emisión de Órdenes de Compra), contratación de personal para el proyecto, etc..
Realizar actividades diarias, tales como:
Coordinar reuniones con Entidades y/o adjudicatarios.
Atender consultas de Entidades y/o adjudicatarios (personal,  telefónica, vía e-mail).
Mantener el archivo de cada Orden de Compra y/o Contratos con toda la documentación relativa.
Despacho de correspondencia.
Realizar otras funciones de asistencia administrativa que le sea requerida por el/la Gerente de Proyecto.

Para presentar su postulación por favor seguir este link: https://jobs.unops.org/Pages/ViewVacancy/VADetails.aspx?id=22591